5S heeft een imagoprobleem. Het wordt gezien als opruimen, als een fotootje van een geordende werkbank op een verbeterbord. Daarmee wordt het instrument te klein gemaakt. 5S gaat over de vraag of je werkplek en je afspraken het makkelijk maken om het werk goed te doen, of dat ze je er elke dag van afhouden.

In de praktijk zie je twee uitkomsten. Bij de ene organisatie wordt het stiller, overzichtelijker en sneller. Bij de andere staat na zes maanden alles weer zoals het was. Het verschil zit zelden in de uitvoering van de vijf stappen, maar in wat er daarna is afgesproken.

Wat is 5S?

5S is een methode om werkplekken en werkwijzen zodanig in te richten dat afwijkingen zichtbaar worden. De vijf stappen zijn scheiden, ordenen, schoonmaken, standaardiseren en onderhouden. Ze zijn Japans van oorsprong en worden in de Nederlandse praktijk meestal in het Engels aangeduid als sort, set in order, shine, standardize en sustain.

De methode hoort bij de gereedschappen die het werk voorspelbaar maken. Waar muda gaat over het herkennen van verspilling, gaat 5S over de vraag of de omgeving het goede gedrag uitlokt of tegenwerkt.

De vijf stappen in samenhang

Scheiden betekent dat je alles wat je niet nodig hebt om het werk te doen wegneemt. Ordenen gaat over de vraag waar iets hoort en waarom daar, zodat iedereen het terugvindt. Schoonmaken is tegelijk inspecteren: wie schoonmaakt, ziet wat er versleten is of niet hoort te staan.

Standaardiseren legt vast hoe de werkplek eruitziet en wie wat doet. Onderhouden is de fase waarin de afspraken onderdeel worden van het ritme: kort en regelmatig kijken of het nog klopt. Die laatste twee stappen bepalen of de eerste drie beklijven.

5S in kenniswerk en dienstverlening

In kantooromgevingen zijn de werkplekken digitaal. Dan gaat 5S over mappenstructuren, over de vraag waar een document hoort te staan dat in behandeling is, over mailsortering en over de afspraak dat iets niet blijft liggen. Dezelfde logica, andere vorm.

Ook hier geldt: zichtbaar maken wat hoort en wat afwijkt. Wie dagelijks een half uur kwijt is aan zoeken, heeft de opbrengst vaak binnen weken terug. Dat maakt 5S een laagdrempelig startpunt voor standaardwerk: je legt eerst vast wat normaal is, voordat je afwijkingen kunt zien.

Waarom 5S vaak weer verdwijnt

5S verdwijnt om dezelfde reden als veel verbeteringen: het is een campagne geweest. Er is een opruimdag georganiseerd, er zijn foto's gemaakt en er is gemarkeerd. Daarna is er niemand aangewezen die het onderhoud doet en is het geen onderdeel van het dagelijks ritme.

De remedie is niet nóg een campagne, maar een kleine afspraak die blijft: een vast moment in de week waarop het team kort kijkt of de werkplek nog klopt. Zulke visuele afspraken sluiten aan bij visueel management, waarin de standaard en de afwijking in één oogopslag te zien zijn.

5S als startpunt, niet als einddoel

5S is bij uitstek geschikt om mee te beginnen: concreet, zichtbaar en met een opbrengst die snel merkbaar is. Tegelijk is het geen einddoel. Op het moment dat de werkplek op orde is, komt de volgende vraag aan bod: welk probleem lossen we hier als team eigenlijk op en welke afspraken helpen daarbij?